14 يناير، 2022
5
ما هي استخدامات مايكروسوفت شير بوينت

ما هي استخدامات مايكروسوفت شير بوينت

ما هي استخدامات مايكروسوفت شير بوينت

 

ما هي استخدامات مايكروسوفت شير بوينتما هي استخدامات مايكروسوفت شير بوينت,  يعد Microsoft SharePoint نظامًا أساسيًا لإدارة المستندات والتعاون وهو يساعد الشركات في إدارة المحفوظات والمستندات والتقارير والمحتويات الأخرى الحيوية ، وتستخدم الصناعات في جميع القطاعات SharePoint ، ولكن النظام الأساسي يركز على إدارة محتوى المؤسسة .

أهمية واستخدامات مايكروسوفت شير بوينت

تتمثل وظائف SharePoint الأساسية في تخزين المستندات بتنسيق أكثر فعالية من نظام المجلدات العادية ، وتجميع المؤسسة بحيث يتلقى الجميع المعلومات الهامة ذات الصلة بها ، فيما يلي بعض الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها مؤسستك من استخدام SharePoint :

اضافة سياق للوثائق والمجلدات

عادةً ما يكون مرفق تخزين المستندات التقليدي مجلدًا على خادم

في مكان ما ، السبب في أن SharePoint أكثر فاعلية من الطريقة

التقليدية هو أنه ييضيف سياق للمجلد نفسه من خلال تتبع

إصدارات المستند ، على سبيل المثال ، في إعداد المجلد التقليدي ،

لا يمكنك جعل محفوظات الإصدار قيد التشغيل لكل مستند أو مشاهدة

أي تغييرات على اسم الملف ، بينما مع SharePoint ، هناك المزيد

من المعلومات المقدمة حول الملف ، إنه ليس مجرد ملف موجود في مجلد ؛

بل هو جزء متطور من المعلومات له سجل بالإضافة إلى سياق .

تمكين التواصل المستمر مع جميع الموظفين

فيما مضى قد ترسل رسالة بريد إلكتروني جماعية وتنسخها للجميع ، المشكلة في هذا النهج هي أن الكثير من المعلومات يتم تجاهلها أو حتى فقدانها ، لذلك قد لا يحصل بعض الأشخاص على المعلومات

التي يحتاجون إليها ، على سبيل المثال ، ربما تفقد مستند شركة وتفقد

مناقشة مهمة ، أو ربما تقرأه ولكن بعد ذلك يكون من الصعب جدًا العثور

على هذه المعلومات والإشارة إليها ، يقدم SharePoint إمكانية التعاون

والتشارك حتى يتمكن جميع الموظفين من رؤية المعلومات و الاتصالات الهامة وفقًا لذلك .

تخزين جميع المعلومات في موقع مركزي

يمكن أن يتراوح ذلك من أشياء مثل التحديثات من الرئيس التنفيذي إلى الاجتماعات أو الأحداث الهامة ، يقوم SharePoint بنقل جميع المعلومات إلى مكان داخلي واحد حتى يتمكن الموظفون من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها ، قد تكون حالات الاستخدام الأخرى تحذيرات عامة حول عملاء معينين أو حتى حوادث يجب على الجميع إدراكها ، باستخدام SharePoint قم ببساطة بنشر الرسالة ويمكن للجميع الوصول إليها من هناك .

تشجيع التعاون

تم تصميم SharePoint حقًا حول جعل المؤسسة في نقطة مركزية حيث يمكنهم التعاون ، هذا مهم بشكل خاص للمؤسسات غير المرتبطة جغرافيا ، فمع بعض الفروع التي تعمل بتنسيق معزول للغاية ، يوفر SharePoint للموظفين القدرة على الاتصال مع بعضهم البعض عبر بوابة ، حيث قد يتفاعل بعض الموظفين في الماضي مع الشركة فقط خلال اجتماع الشركة ، أما مع SharePoint فإنه يتمكن من جمع هؤلاء الأشخاص معًا حتى يتمكن الجميع من العمل معًا طوال الوقت ، التعاون يعزز الابتكار ويبني ثقافة الشركة التي تولد التفكير الإبداعي .

ثلاثة مفاتيح لتطبيق Microsoft SharePoint بنجاح

يعد تنفيذ برنامج SharePoint من البرامج السهلة ، إن العمل الذي تقوم به قبل استعمال البرنامج هو الذي يحدد ما إذا كان ناجحًا أم لا ، إن تقييم متطلباتك وتحديد ما تحتاج إلى القيام به باستخدام SharePoint لشركتك هو ما سوف يساعدك على الاستفادة به بشكل صحيح .

قم باستشارة شخص خبير في SharePoint أو شخص لديه القدرة على القيام بتحليل الأعمال معك ، ثم قم بتجميع ملف Sitemap ، وقم بتجميع كيفية عمله ، والاستفادة من أفضل الممارسات العملية ، اسأل الخبير عما تفعله الشركات الأخرى ، وأخيرًا ، بمجرد تنفيذ البرنامج ، يجب عليك تزويد الموظفين بالتدريب حتى يتمكنوا من استخدامه بشكل صحيح ، وفيما يلي المفاتيح الثلاثة لتطبيق SharePoint الناجح :

إجراء تحليل الأعمال وتقييم الاحتياجات

فيما يتعلق بكيفية تطبيق SharePoint ، فأنت بحاجة فعلاً إلى القيام

أولاً بتحليل أعمال لتقييم الاحتياجات الخاصة بك ، يعد تطبيق SharePoint أمرًا

سهلاً للغاية ولكن الخطوات المهمة الحقيقية تتضمن فهم ما تحتاجه

من SharePoint وما يمكن أن يفعله SharePoint نيابة عنك وما لا يمكن أن يفعله لك .

حدد طراز خدمة SharePoint المناسب لك

هناك عدة نسخ من Sharepoint ، الأولى هي النسخة المجانية ،

حيث تحصل فعليًا على نسخة مجانية من SharePoint إذا كنت تقوم

بتشغيل Windows Server ، أما الخيار الثاني لديك

هو الاستفادة من Office 365 ، وهو حل SharePoint السحابي من Microsoft ،

والخيار الثالث لديك هو الحصول على حل SharePoint الخاص بك مستضافًا مع موفر جهة خارجية مثل تقنيات R&G .

تدريب الموظفين على كيفية استخدام SharePoint

تتوفر دورات لـ SharePoint يمكنك الوصول إليها عبر موقع دعم Microsoft على الويب ، قم بتنزيل مقاطع الفيديو التعليمية أو شارك الروابط الموجودة ، وكما هو الحال مع أي تقنية جديدة ، سيكون هناك منحنى تعليمي للموظفين ، وسيساعد تدريبهم على أفضل ممارسات SharePoint وكيفية استخدامها على تطوير الشركة .

أضف تعليقك