أهم مزايا البريد الإلكتروني .. وفوائده .. وأهميتة
أهم مزايا البريد الإلكتروني .. وفوائده .. وأهميتة, البريد الالكتروني هو اداة مجانية، بمجرد اتصالك بالانترنت، لن يكون هناك نفقات تضطر لدفعها من اجل ارسال الرسائل واستلامها.
-
- البريد الالكتروني سريع: بعد الانتهاء من كتابة الرسالة،
- فإن ارسالها يعتبر امر بسيط للغاية ولا يتطلب سوى النقر على زر ارسال،
- ويمكن ان يتم ارسال البريد الالكتروني وتسليمه وقراءته على الفور.
-
- البريد الالكتروني بسيط وسهل الاستعمال: بمجرد ان تقوم
- بانشاء حساب، فإن كتابة الرسائل وارسالها واستلامها من
- ابسط الامور، كما ان الايميل “البريد الالكتروني” يسمح للشخص
- بالوصول بشكل سهل الى المعلومات وجهات الاتصال.
-
- يمكن الرجوع الى الرسائل المرسلة: يتم حفظ الرسائل
- المرسلة والمستلمة، ويمكن الوصول اليها في اي وقت
- بشكل سهل وامن، ويعتبر الرجوع الى الرسائل القديمة
- اسهل بكثير مقارنةً مع ارسال الرسائل الورقية
- يمكن الوصول الى البريد الالكتروني في اي مكان، طالما
- لديك اتصال بالانترنت، سواء كنت في المكتب او في المنزل
- اي مسافر في مكان بعيد، كل ما عليك فعله هو فتح صندوق الوارد وتصفح الرسائل الواردة اليك.
-
- البريد الالكتروني هو اداة تواصل غير ورقية، لذلك فهو يساعد في خفض تكاليف الاوراق لارسال واستلام الرسائل، ويقلل ايضًا من الاذية الناجمة عن استعمال الاوراق واتلافها على البيئة، لذلك يمكن اعتباره كوسيلة تواصل مفيدة للبيئة.
- البريد الالكتروني يسمح بارسال الرسائل بشكل جماعي،
- وهو وسيلة فعالة من اجل نقل رسالة واحدة الى العديد من المستلمين بنفس الوقت.
- دور البريد الالكتروني في التعليم: يسمح البريد الالكتروني
- بالوصول السريع للمعلومات والملفات، كما يمكن ان يرسل الشخص
- لنفسه الملفات والرسائل ويحتفظ بالرسائل الضرورية لحين الحاجة للاطلاع عليها. [1]
من قواعد البريد الإلكتروني
من اجل التواصل بشكل افضل عند استعمال البريد الالكتروني
، يجب اتباع هذه النصائح عند ارسال اي رسالة.
-
- كتابة عنوان واضح للرسالة: يجب ان يفهم المتلقي
- بوضوح الغرض من رسالتك من خلال العنوان، وبناءً عليه، يقرر اذا كان سيفتح البريد الالكتروني ام لا، وهذا الامر ينطبق بشكل كبير على جذب المتلقي للرد اذا كان يستلم مئات الرسائل بشكل يومي، فكتابة نص واضح يساعده على فرز الرسائل واعطاء الاولوية لمن يستحق
- اعادة قراءة الرسائل قبل ارسالها: يجب التأكد من عدم وجود اخطاء املائية عند ارسال الرسائل او القواعد الاملائية، تجاهل هذه الاخطاء يضر بمهنية الشخص ومصداقية البريد الالكتروني الخاص به
-
- كتابة البريد الالكتروني قبل ادخال عنوان المستلم: من الافضل ان تتم كتابة محتويات الرسالة قبل ارسالها تجنبًا لارسالها بشكل خاطئ في وقت مبكر قبل اتمام الرسالة.
- التحقق من عنوان المستلم: لا يوجد امر اسوأ يمكن ان يحدث من ارسال الرسالة لغير الشركة او الزبون الخاطئ
- التأكد من ارسال نسخة الى جميع المستلمين: يجب ان يضع الشخص باعتباره بشكل مسبق جميع المعنيين باستلام الرسالة عبر البريد الالكتروني والتأكد من وصول الرسالة اليهم.
- الرد على رسائل البريد الالكتروني: في بعض الاحيان يكون الرد على الرسائل عبء ثقيل، خاصةً عندما تكون الرسائل كثيرة، لكن يعتبر الرد من اساليب اللباقة بالاخص اذا كان المرسل يتوقع الرد، كما ان اعلام المرسل انك تلقيت الرسالة لكنك سترد في وقت لاحق عندما يكون لديك وقت كافي من الاساليب اللبقة والمهنية في الرد على رسائل البريد الالكتروني وافضل بكثير من تجاهل الرسائل وعدم الرد عليها.
- اختصار رسائل البريد الالكتروني: يجب ان تكون الرسائل مختصرة وواضحة لان الاشخاص غالبًا لا يفضلون قراءة الرسائل الطويلة او الكلام الزائد الذي لا هدف من ورائه. [2]
فوائد البريد الالكتروني
- البريد الالكتروني يقوم بارسال الرسائل بشكل سريع، ويمكن ان يرسل الشخص الرسائل لاي شخص في اي مكان في العالم بنقرة زر فقط
- يمكن انشاء العديد من المجلدات والمجلدات الفرعية داخل صندوق الوارد للبريد، بحيث يستطيع الشخص ادارة الرسائل.
- يعتبر وسيلة فعالة وغير مكلفة للتواصل، وبغض النظر عن تكلفة الانترنت، لا يكلف الايميل اي شيء زيادة، ويجب فقط ان يكون الشخص متصلًا بالانترنت، ويعتبر فعال لانه من الممكن ارسال رسالة لعدة اشخاص بنفس الوقت
- من السهل التخلص من رسائل البريد الالكتروني، ويمكن ترتيب اولوية الرسائل في البريد الالكتروني من خلال تخصيص المواضيع العامة.
- البريد الالكتروني ليس مخصص فقط للرسائل النصية،
- يمكن ان يقوم الشخص من خلال الرسائل الالكتروني بارسالة اي نوع من الوسائط المتعددة داخل البريد الالكتروني مثل الصور
- يمكن ارسال البريد الالكتروني في اي ساعة من اليوم.
- يعتبر البريد الالكتروني طريقة امنة وموثوقة لارسال الرسائل.
- يمكن ان يوفر امكانية اصدار وتنسيق الرسائل النصية
- هناك أيضًا ميزة للاستجابة التلقائية في البريد الإلكتروني، أي إرسال رسائل بريد إلكتروني آلية بنص معين دون الاضطرار لكتابة الرسائل والاجابة اليها، بل يتم الرد بطريقة الية
- لا تحتاج لاي نوع من الاوراق عند كتابة الرسائل عبر الايميل، لذلك يعتبر البريد الالكتروني وسيلة فعالة لحماية البيئة. [3]
اهمية البريد الالكتروني
- يمكن ان يتم من خلال البريد الالكتروني ارسال الرسائل الخاصة بالاعمال التجارية دون القلق من اي مشاكل امنية، وتعتبر هذه الوسيلة اسرع بكثير من اشكال التواصل الاخرى، ويمكن حفظ جهات الاتصال بسهولة عبر البريد الالكتروني، بالاضافة الى ذلك، يمكن التحقق من الرسائل القديمة بشكل متكرر دون الحاجة لحفظها، وهذا الامر يساعد بشكل كبير في توفير مساحات التخزين في الجهاز
- معظم رسائل البريد الالكتروني تتضمن عنوان، هذا العنوان يساعد في معرفة فحوى الرسائل عبر البريد الالكتروني وبالتالي ترتيب هذه الرسائل بناءً عل ذلك، وهذا الامر يساعد في توفير الوقت اللازم في التحقق من رسائل البريد الالكتروني، ويمكن ببساطة تجاهل الرسائل غير المرغوب بها ونقلها الى سلة المهملات
- يعتبر البريد الالكتروني وسيلة تواصل غير رسمية ومصممة بشكل بسيط لا يحتاج لاي تعقيد كي يتم، ويمكن استعمال رسائل البريد الالكتروني كاداة لبدء المحادثة، لذلك يمكن استعمال البريد الالكتروني كوسيلة للتواصل في الاعمال التجارية.
- ثم يعتبر البريد الالكتروني وسيلة تواصل سريعة مقارنةً بوسائل التواصل الاخرى، ويمكن استعمال البريد الالكتروني في كل من الاعمال الرسمية والتجارية وفي الاحاديث العادية، ولا يوجد طريقة اسرع لارسال الرسائل بهذه السرعة مقارنةً بالايميل. [4]
سلبيات البريد الالكتروني
- قابلية التعرض لخسارة الرسائل: يمكن ان يتم خسارة المستندات
- والمعلومات الهامة في جميع رسائل البريد الالكتروني والمعلومات
- الهامة الخاصة ببساطة، لذلك يجب التأكد من استعمال طريقة
- النسخ الاحتياطي للرسائل التي تريد حفظها.
- الفيروسات: الفيروسات يمكن ان تؤثر وتؤذي الكمبيوتر الخاص
- بك، لذلك يجب ان تعرف كيف تتعامل مع الفيروسات والكشف عنها.
- الرسائل المزعجة: يجب تثبيت برنامج جدار حماية وبرنامج مكافحة البريد العشوائي لتجنب الرسائل المزعجة.
- ارسال الرسائل بشكل خاطئ: من خلال نقرة زر، يمكن ان يتم ارسال الرسالة بشكل خاطئ لشخص اخر، وقد تتضمن الرسالة معلومات خاصة وبيانات مهمة للعمل، لذلك يجب الحذر. [5]